Il tempo: risorsa esauribile…
pianificazione e gestione del tempo personale

“Nella teoria della relatività non esiste un unico tempo assoluto, ma ogni singolo individuo ha una propria personale misura del tempo, che dipende da dove si trova e da come si sta muovendo”
Stephen Hawking

Ci lamentiamo spesso di quanto poco tempo abbiamo, di quanto ci manchi il tempo!...
Voglio subito proporre una distinzione del concetto di tempo che offrivano gli antichi greci. Per loro il tempo cronologico, quello del calendario, era krònos, ma esisteva anche il tempo interiore, quello giusto, adatto, buono per sé, kàiros. Ciò ci aiuta a mettere a fuoco aspetti diversi del concetto di tempo e di considerare che richiedano approcci differenti.. Mentre per gestire krònos è necessaria l’agenda, per gestire bene kàiros un buon modo può essere usare un diario, per es., per depositare vissuti, emozioni, ricordi e “colorare” la propria vita non solo di fatti!

Ognuno organizza il proprio tempo in funzione soprattutto dello stile personale: non esistono modelli fissi o rigidi per gestire il tempo, ciascuno ha il proprio modo.
Ma ciò con cui è importante fare i conti è il fatto che il tempo, purtroppo, non è una risorsa inesauribile. Non possiamo “produrlo” a nostro piacimento, ma senza dubbio possiamo sfruttare molto meglio quello che abbiamo a disposizione.
Una volta speso, il tempo non è più recuperabile!
Quindi, ciò che si può fare è ottimizzarlo, cioè cercare di gestirlo nel miglior modo possibile.
Ognuno di noi ha a disposizione la stessa quantità di tempo. Ma, mentre molti lamentano di non averne a sufficienza, alcuni riescono a fare più di altri. È fondamentale riuscire a capire perché ciò accade.

Per risparmiare tempo, bisogna spenderne un po’ per organizzarlo!
L’uso dell’AGENDA consente di visualizzare il tempo, dà una strutturazione degli impegni (giornalieri, settimanali, annuali). Può essere utile utilizzare simboli o colori per visualizzare meglio gli impegni. Essa fornisce la misura settimanale, o meglio, un feedback personale del tempo gestito. Spesso capita che l’agenda venga usata soltanto per il lavoro e poco per il tempo libero o personale. Visualizzare gli impegni consente di pianificare anche il tempo personale, per fermarsi, riposarsi e ricaricarsi.
Ma, procediamo con ordine…

PIANIFICARE I COMPITI
Nel mondo del lavoro, ogni mansione ha un nome e una descrizione implicita che delineano le aree di cui si è personalmente responsabili. È tramite la consapevolezza di quanto siamo chiamati a fare che possiamo stabilire ciò che dovremmo fare. Il primo passo per sfruttare al meglio il tempo è comprendere chiaramente quali sono le nostre responsabilità. Una volta capito ciò, è molto più facile stabilire le proprie mete e identificare le priorità.

STABILIRE LE METE, GLI OBIETTIVI DA RAGGIUNGERE
Stabilire le mete è una componente fondamentale nella gestione del tempo. Se non sappiamo quello che dobbiamo fare e quale obiettivo dobbiamo raggiungere, non sapremo nemmeno da che parte cominciare. Capire ciò che conta e ciò che è indispensabile fare ci permette di tenere sotto controllo gli eventi, invece di subirli passivamente.
Conoscere gli obiettivi evita perdite di tempo e per stabilirli efficacemente è preferibile:

• scoprire cosa vogliamo ottenere;
• discutere le nostre opinioni con gli altri;
• mettere per iscritto quanto abbiamo deciso di fare.

IDENTIFICARE LE PRIORITA’
Identificare le priorità ci aiuta a raggiungere gli obiettivi che ci siamo prefissi. Per fare ciò occorre prendere in considerazione il lavoro nel suo complesso e decidere quali attività hanno la massima priorità. Esse sono classificabili sotto quattro voci:

• compiti essenziali, trascurando i quali non adempiremmo del tutto alle nostre mansioni;
• compiti che dovremmo svolgere una volta che avremo atteso alle priorità principali;
• compiti che ci piacerebbe svolgere per tutto il tempo (di solito sono quelli che non si riesce mai a fare);
• compiti di priorità minore, ma facili e divertenti (di solito vengono fatti per primi).

Una volta identificate le priorità, non è necessario attenervisi così rigidamente da non poter compiere il corso delle attività se le circostanze lo impongono. Infatti è bene ESSERE FLESSIBILI: le situazioni possono mutare parecchio e far sì che le nostre attuali priorità diventino irrilevanti.

URGENTE E IMPORTANTE
È fondamentale comprendere le differenze tra URGENTE e IMPORTANTE. Le cose urgenti richiedono sveltezza, ma possono essere banali. Le cose importanti richiedono un’attenta considerazione e di solito ulteriore tempo per riflettere. Le urgenze appaiono importanti per i loro limiti di tempo. Richiedono quindi reazioni molto rapide, ma non dovrebbero portare via molto tempo. Ovviamente esistono cose contemporaneamente urgenti e importanti, in tal caso dedichiamo ad esse tutta le nostra attenzione.

È BENE…

• Identificare i compiti essenziali.
• Identificare gli obiettivi.
• Svolgere le mansioni importanti in un periodo di tempo stabilito.
• Comprendere la necessità di essere flessibili quando le priorità cambiano inaspettatamente.
• Distinguere il lavoro urgente da quello importante.
• Decidere immediatamente di programmare il vostro tempo.

PROGRAMMARE IL TEMPO
Secondo la legge di Parkinson un lavoro si espande fino al punto di occupare tutto il tempo a disposizione per il suo completamento.
Ecco perché è importante darsi delle SCADENZE. Senza di esse si combina poco o niente. Le scadenze esterne esistono per assicurare il successo di un progetto. Procedendo a ritroso a partire dalla scadenza si riesce a stabilire quando cominciare (…di solito ieri). Se le scadenze sono molto strette, occorre stabilirne altre al loro interno, come in una scatola cinese. Ciò eviterà che un singolo compito occupi tutto il tempo disponibile. Se ci si abitua a lavorare entro limiti cronologici ben definiti, si scoprirà di riuscire a portare a termine il lavoro con sempre maggiore rapidità.

Se si riesce a programmare i tempi di lavoro in modo tale che ci permettano di portare a termine i vari compiti, saremo maggiormente in grado di rispettare le scadenze. Lavorando con criterio, in base a limiti di tempo autoimposti che ci evitino di sprecare tempo per una sola cosa non lasciandocene più per altre, faremo il migliore uso del tempo disponibile. Ci sentiremo anche più fiduciosi nella nostra capacità di sfruttare il tempo (maggior senso di autoefficacia, maggiore autostima), senza farci sopraffare da esso. Ciò ci fornirà la certezza di avere il controllo della nostra vita lavorativa e di riuscire a fare un’infinità di cose entro le scadenze.

RISPARMIARE TEMPO: ESSERE ORGANIZZATI
Esistono molte cose che possono contribuire a una buona gestione del tempo. E’ importante assicurarsi che ad interferire non sia la nostra mancanza di organizzazione personale. L’ordine rende più facile trovare rapidamente le cose e ci evita di sprecare tempo a cercare in posti improbabili. Reagire immediatamente utilizzando tecniche di emergenza significa riuscire a sfruttare il tempo per fare praticamente tutto anche nei momenti di difficoltà.
Con l’organizzazione personale si manterrà, quindi, il controllo della situazione.

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Dott.ssa Irina Boscagli
Psicologa Psicoterapeuta a Firenze